Accounting Assistant

Required Profile

Education: Bachelor’s degree (BAC+2/3 level) in Corporate Finance, Banking and Finance, Business School studies, or a BTS in Accounting/Business Management.

Experience: Generally, 2 to 3 years of experience within a finance department/company or an audit/consulting firm.

Main Responsibilities

The Accounting Assistant works directly with the Accountant to carry out day-to-day bookkeeping operations. They actively assist with the preparation of financial statements and the company’s monthly reporting.

Specific Duties

1. Administrative Management

• Receipt and processing: Handle incoming invoices, carry out initial compliance checks, and formally acknowledge receipt.
• Filing and archiving: Systematically organise and securely archive all accounting records, invoices, and supporting documents.

2. Petty Cash and Payment Methods (Credit Cards, Mobile Money)

Credit Card Management

• Replenishment requests: Initiate card replenishment requests after approval by the CEO and management.
• Expense control: Rigorously check expenses to ensure invoices are compliant and prior approval has been obtained.
• Summary report: Prepare a detailed petty cash report and determine the exact balance before any replenishment.
• Monthly reconciliation: Reconcile credit card accounts and balances monthly before posting them to Camalco’s SGC account.

Petty Cash and Mobile Money

• Supporting documents: Verify that petty cash expense documents are fully compliant and approved by the CEO.
• MTN Mobile Money replenishment: Submit MTN Mobile Money replenishment requests to the CEO after the reconciliations have been validated.
• Monthly account reconciliation: Accurately reconcile Camalco’s MTN Mobile Money accounts with the internal MTN advances account and bank accounts (AFG / SGC).
• Cash-related accounting entries: Record approved supporting documents and invoices in the accounting software after management approval.

3. Supplier Payments Support and Initial Processing

• Commitment approval: Ensure that the project/department manager has recommended the commitment and verify that the purchase order/contract has been signed.
• Payment preparation: Prepare supplier advances and payments, checking consistency between the pro forma invoice, final invoice, and purchase order.
• Administrative closing: Record all advances and payments issued in the accounts, then ensure they are properly archived.